从“面子”到“里子”，会议策划如何颠覆传统玩法？
2025年，会议行业正经历着一场静悄悄的变革。当经济下行压力与政策导向相互交织，“节俭办会”已不仅仅是政府会议的基本守则，更是市场变化的一种体现。中青旅（江苏）国际会议展览有限公司总经理李琰深耕行业多年，对这一变化有着通透的理解。在她看来，节俭办会并非近期才有，早在疫情前就已经有这样的要求，当下的行业转型不仅是成本控制的博弈，更是对会议本质的回归。
李琰 中青旅（江苏）国际会议展览有限公司总经理
从“华丽堆砌”到“功能优先”：
会场布置的减法革命
“今年甲方的需求变化特别明显，不是个别案例，而是普遍现象。”李琰开门见山指出，与前几年相比，2025年会场布置的简化趋势已非常明显。李琰强调，政府类会议的简化趋势早在疫情前就已显现，中央“节俭办会”文件的出台更像是对既有实践的制度确认。“政府会议的基本风格早已定型，现在反差并不是很大。”李琰补充道，国有企事业单位的会议可能会受到一定影响，但此类会议数量较少对市场影响不大。社团会议则以内容见长，大多并不注重场景的奢华，因此也呈现一种稳定态。
环保与成本的悖论：
可持续材料的落地困境
在简化风潮之外，行业另一个热议话题是环保材料的应用。李琰将循环材料区分为“可重复使用”与“可降解再生”两类，前者如无纺布制品、环保纸材料等，后者如可降解塑料，但这类材料在会议场景中的使用都面临着三重因素的考验。“环保、美观、价格是考量材料使用的三个主要维度，但在工作实践中这三者很难达成完全统一，比如既环保又美观的材料可能价格较高，价格便宜又环保的材料可能美观性差强人意，这个复杂性是导致环保材料无法大面积推广的重要原因。”李琰解释道。
预算博弈术：
在有限空间里做“最优解”
“既要价格低，又要效果好”——这对矛盾是当下会议服务企业的日常。李琰认为，破解之道在于精准把握“核心需求”与“可妥协项”的边界。李琰认为，对于一些预算下降不是很离谱的案例，可以通过更改设计方案，调整部分构建的尺寸，选取性价比更高的材料等方式实现，交付给客户一个类似或接近的方案。比如其去年接待的一个政府会议项目，用于展陈布置的经费临时削减四分之三，相当于用原计划的四分之一的资源做出完整氛围，而且当时距离活动开幕已经很近。为此，设计部门通过紧急调整方案并在极短时间内完成制作，最终交付了让客户满意的答卷。
“当然，在此之前我们已经分批次制作完成了很多物料，这也为客户节约了大量成本。”李琰认为，这种情况对会展公司是很大的挑战，需要有经验的项目经理根据客户的核心诉求去增减内容，调整方案和预算。“项目经理需要判断对客户来说哪些是可有可无的，这非常考验项目经理的智慧。”李琰谈到，不同层级的客户关注点迥异：总经理重视整体调性，部门总监关注功能实现，普通员工在意细节体验。项目经理需要像翻译官一样，将抽象需求转化为可执行的方案，在预算约束下满足80%-90%的核心诉求。“面子”还是“里子”是根据客户的需要而定的。
李琰同时也强调，会展公司在总预算内闪转腾挪的基础上也应有一定的底线。“无论怎样调整方案和预算，一个单体项目都有无法突破的底价，一旦突破这个底线，这个项目就不能接了。”李琰向记者分享了一个极端案例，某客户最初预算70万，最终要求压缩至14万。“这是不可能完成的任务。”李琰说。
场景价值重估：
会议效果的本质回归
会场布置的简化，是否会削弱会议效果？李琰的答案是“因会而异”。在她看来，会议可分为“内容驱动型”与“展示驱动型”两类。学术会议、政务会议等属于前者，与会者更在意会议内容、与会嘉宾层次等，对会议场景没有太高的需求，场地干净整洁、餐饮服务到位即可。这类会议的场景布置对会议效果的影响微乎其微。而营销类会议、政府招商会、企业新品发布会则属于后者，冷冷清清的会场会被解读为企业实力不足，必须通过场景设计传递品牌价值。
这种分化正在重塑行业认知：会议的核心价值不在于排场，而在于能否精准匹配目标。“百年校庆如果只挂个红布条，会被质疑实力；但学术研讨会搞豪华布景，反而显得不务正业。”李琰的总结揭示了一个朴素道理：场景服务于目的，而非相反。
行业转型深水区：
跳出“价格战”陷阱
谈及行业未来，李琰对盲目杀价的竞争模式深表担忧。她认为，生产型企业可通过降价清除库存、降低企业运营负担、迭代产品，然而会展企业没有类似工业化生产可调控的运转成本，所有服务都是通过服务团队的经验、创意、资源整合能力和企业的供应保障实力定制的，因此无序的低价竞争只能靠挤压供应商、“偷工减料”、降低人力成本和降低利润实现，而这些做法最终会导致会议服务质量滑坡和企业口碑的下降。
在她看来，真正的节俭办会应是“智慧地花钱”：不是简单砍掉预算，而是优化资源配置。例如将舞台灯光的预算转向提升与会者体验，用数字化直播替代部分实体布置，这些创新既符合节俭原则，又能提升会议实效。
会议服务企业的价值在于洞察本质——当政府客户需要“合规且有效”，企业客户追求“成本与品牌平衡”时，唯有重构服务逻辑，才能在变革中立足。这场始于政策引导与经济压力的节俭运动，正意外推动会议行业走向成熟。当行业不再比拼谁的舞台更华丽，而是较量谁能更精准地实现会议目标时，一个更健康、更可持续的生态或许正在形成。
（原标题：在“降本”与“提质”中寻找平衡）
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